Organigram: alles wat je moet weten - Shiftbase (2024)

Wat is een organigram?

Een organigram, ook wel organisatieschema genoemd, is een visuele weergave van de hiërarchische opbouw van een bedrijf. Het laat zien hoe de verschillende departementen en functies met elkaar verbonden zijn en wat de verbanden zijn tussen de verschillende niveaus. Dit wordt vaak in kaart gebracht met behulp van ononderbroken lijnen die de hiërarchische relaties tussen verschillende managers en werknemers weergeven.

Een organigram kan voor elke organisatie iets anders betekenen, afhankelijk van de doelstellingen en de grootte van het bedrijf. In wezen dient een organigram als een referentiepunt voor medewerkers om te begrijpen waar zij zich in de organisatie bevinden, welke teams er zijn en wie hun managers zijn. Het kan ook helpen om de structuur te begrijpen en de communicatie tussen teams te verbeteren.

Organogram of organigram?

Het woord organigram wordt soms ook wel geschreven als 'organogram'. Beide termen worden gebruikt om te verwijzen naar de schematische voorstelling van de interne samenstelling van een bedrijf. Het is echter belangrijk op te merken dat "organigram" de juiste Nederlandse spelling is en "organogram" voornamelijk gebruikt wordt in de Engelse taal.

Het woord "organigram" komt van het Griekse woord "organon", wat instrument of gereedschap betekent, en "gramma", wat schrijven of tekenen betekent. In de moderne zakelijke omgeving wordt het woord organigram of organogram gebruikt om een visuele weergave te bieden van de organisatiestructuur van een bedrijf.

Waar komt de organigram vandaan?

De oorsprong van de organigram kan worden teruggevoerd naar de 19e eeuw, toen het werd gebruikt om de hiërarchische compositie van overheidsinstanties in kaart te brengen. Het woord "organigram" zelf is afgeleid van het Griekse woord "organon" (gereedschap of instrument) en "gramma" (schrijven of tekenen). Het werd al snel overgenomen door bedrijven om hun eigen samenstelling in kaart te brengen en de samenwerking tussen de teams te vergemakkelijken. Sindsdien is het organigram uitgegroeid tot een waardevol hulpmiddel voor bedrijven van elke omvang om hun organisatiestructuur te begrijpen en te communiceren.

Wat zijn de functies van een organigram?

Hieronder staan enkele belangrijke functies van een organigram:

• Biedt een duidelijk overzicht van het bedrijfscompositie.
• Geeft inzicht in de hiërarchische compositie, inclusief de verschillende teams en managers.
• Maakt het gemakkelijker om de onderlinge relaties tussen de teams te begrijpen.
• Kan worden gebruikt als een communicatiemiddel om belanghebbenden, zoals klanten en investeerders, te laten zien hoe het bedrijf gestructureerd is en hoe het bedrijf functioneert.
• Maakt het plannen optimaliseren van bedrijfsprocessen mogelijk.
• Vergemakkelijkt samenwerking tussen de teams.
• Kan helpen om de bedrijfsstructuur te begrijpen en verbeteren.

Wat moet er in een organigram staan?

Een organigram moet de belangrijkste elementen weergeven, waaronder:

• De verschillende de teams en departementen.
• De functies en verantwoordelijkheden van elke afdeling en team.
• De namen en posities van managers.
• De hiërarchische relaties tussen verschillende managers en werknemers.
• In sommige gevallen, de namen, contactgegevens en functies van medewerkers binnen elke team.

Een organigram maken

Er zijn verschillende tools beschikbaar om zelf een organigram te maken, waaronder Microsoft Word en Excel:

Hoe maak je een eigen organigram in Word?

1. Open Microsoft Word en selecteer "Nieuw document".
2. Ga naar het tabblad "Invoegen" en klik op "SmartArt".
3. Zoek in de galerij de optie "Hiërarchie" en kies het gewenste organigramontwerp.
4. Voeg de tekst in voor de verschillende trap van de hiërarchie.
5. Pas het ontwerp en de kleuren van het organigram aan naar wens.
6. Sla het document op.

Hoe maak je een eigen organigram in Excel?

1. Open Microsoft Excel en selecteer "Nieuw document".
2. Ga naar het tabblad "Invoegen" en klik op "SmartArt".
3. Zoek in de galerij de optie "Hiërarchie" en kies het gewenste organigramontwerp.
4. Voeg de tekst in voor de verschillende hoogtes van de hiërarchie.
5. Pas het ontwerp en de kleuren van het organigram aan naar wens.
6. Sla het document op.

Verschillende vormen organigrammen

Hiërarchisch organogram: Een hiërarchisch organogram is de meest traditionele en gebruikelijke vorm van organigram. Het toont de hiërarchische opbouw met leidinggevende bovenaan en medewerkers onderaan. In een hiërarchisch organogram worden de teams ingedeeld in een hiërarchische volgorde, met leidinggevende die de team beheert. Dit type organigram is het meest geschikt voor organisaties met een duidelijke hiërarchische opbouw.

Matrixorganogram: Een matrixorganogram is een type organigram waarbij medewerkers in teams worden ingedeeld op basis van hun expertise. In een matrixorganogram hebben medewerkers twee of meer lijnen van rapportage en werken ze in verschillende projectteams. Het matrixorganogram is geschikt voor organisaties die projectmatig werken en waarbij medewerkers met verschillende vaardigheden aan verschillende projecten werken.

Vlak organogram: Ook wel bekend als een platte of horizontale bedrijfsstructuur, heeft minder hiërarchische lagen en meer autonomie en verantwoordelijkheid voor medewerkers. In dit geval zijn er minder niveaus van management en meer teamgerichte en gedeelde verantwoordelijkheden. Dit type organigram is vooral geschikt voor kleinere organisaties en start-ups waarbij een vlakke structuur zorgt voor een snellere besluitvorming en meer flexibiliteit.

Voor- en nadelen van organogrammen

Organigrammen bieden verschillende voordelen, zoals het inzichtelijk maken van de samenstelling, het visualiseren van de hiërarchische relaties tussen leidinggevenden en medewerkers, het helpen bij resourceplanning en het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden, het bieden van een overzicht van de afdelingen en teams, het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams, en het bijhouden van de veranderingen in de organisatiestructuur en het aanpassen van de strategieën en plannen van het bedrijf.

Echter, organigrammen hebben ook enkele nadelen, zoals het risico op hiërarchische machtsmisbruik, het gebrek aan flexibiliteit en aanpassingsvermogen, en de mogelijkheid dat de gegenereerde organigrammen niet altijd aan de behoeften van het bedrijf voldoen en mogelijk moeten worden aangepast. Het is daarom belangrijk om te overwegen welk type organigram het beste past bij de behoeften en hoe het type organigram kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf.

Een ander potentieel nadeel van organigrammen is dat ze kunnen leiden tot rigide denken en een 'silovorming' binnen organisaties, waarbij medewerkers zich beperken tot hun eigen afdeling of team en minder samenwerken met andere afdelingen en teams. Om dit tegen te gaan, is het belangrijk om het gebruik van organigrammen te combineren met een cultuur van samenwerking en open communicatie.

Toepassingen van organogrammen

Organigrammen hebben verschillende toepassingen binnen organisaties, zoals:

• Het visualiseren van de hiërarchische relaties tussen leidinggevenden en medewerkers.
• Het helpen bij resource planning en het toewijzen van taken en verantwoordelijkheden.
• Het bieden van een overzicht van de afdelingen en teams.
• Het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams.
• Het bijhouden van de veranderingen in de bedrijfsstructuur en het aanpassen van de strategieën.

Organogrammen voor een visuele benadering

Organogrammen bieden een visuele benadering van de bedrijfscompositie. Het gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals kleuren en symbolen, kan het begrip van de bedrijfsstructuur verbeteren en de communicatie tussen verschillende afdelingen en teams vergemakkelijken. Het creëren van duidelijke en effectieve organigrammen kan ook bijdragen aan een betere resourceplanning en een efficiëntere toewijzing van taken en verantwoordelijkheden. Organigrammen zijn dan ook een waardevol instrument voor organisaties die hun samenstelling en werking willen verbeteren.

Beheer op een efficiënte manier je interne structuur

Als het gaat om personeelsplanning en urenregistratie kan een softwareoplossing zoals Shiftbase helpen bij het maken en beheren van een efficiënte organisatiestructuur. Shiftbase biedt een geavanceerde SaaS-oplossing voor personeelsplanning en urenregistratie, waarmee organisaties hun planningen en roosters snel en gemakkelijk kunnen opstellen en beheren.

Je kan Shiftbase nu 14 dagen gratis proberen en ontdekken hoe het jouw organisatie kan helpen bij het optimaliseren van de interne systeem. Klik hier om je aan te melden voor een gratis proefperiode.